Le difficoltà di costruire una squadra che funziona nell’organizzazione sono molto superiori quando la squadra è composta da persone che lavorano in luoghi geografici distanti.
Il tema è quello della collaborazione a distanza.
Ed è particolarmente caldo in un periodo in cui molte organizzazioni migliorano la loro efficenza ottimizzando i processi di comunicazione tra persone che non condividono uffici o sedi operative.
Si è parlato molto di questo in occasione della Collaboration Technology Conference - Boston MA - Giugno 2006.
In quella circostanza, tra i tanti, ho riincontrato, Claire Sookman, una collega con sede a Toronto, che condivide con noi esperienze professionali sulla questione.
Ci ha proposto alcuni elementi di riferimento utili per gestire gruppi che lavorano a distanza.
Vi propongo un contributo di Claire. Claire è rintracciabile su www.virtualteambuilders.com.
Il mio contributo si limita alla traduzione, il contenuto è esclusivamente suo.
“COSTRUISCI IL TUO TEAM VIRTUALE (BUILDING YOUR VIRTUAL TEAM)
Abbiamo bisogno di lavorare insieme come se fossimo nella stessa stanza anche se non lo siamo.
“Going Virtual, Grenienr & Meres”
La virtualizzazione ha cambiato il modo di condurre gli affari. Ciò che non cambia sono i requisiti per il successo.
Un team dedicato di collaboratori specializzati guidati da esperti manager e’ cruciale per ogni azienda.
Oggi, la comunicazione e’ fondamentale molto più che in passato. Mettere insieme un business team funzionante e’ un’impresa particolarmente complessa. Cercare di riunire impiegati da diversi uffici può intimidire. Un “team virtuale” di successo può eliminare la distanza, ma in ogni team, virtualeo tradizionale, la comunicazione e’ la chiave della produttività.
Secondo il Dr. Tom Allen, autore di “Managing The
Flow of Technology”, le persone non sono pronte a comunicare o collaborare molto spesso, se sono separate da una distanza superiore ai 20 metri. Quindi come si può incoraggiare la comunicazione o la collaborazione quando le persone sono geograficamente sparse?
Come professionista di training per le aziende, che ha fatto da coach a più di mille “project managers” attraverso il Nord America, ho scoperto che il punto di partenza più efficace, quando si tratta di aprire le linee della comunicazione, è di creare un ” team operating agreement” – “accordo operativo per il team”.
Un “team operating agreement” (TOA) guida leazioni e interazioni del team. Un TOA e’ un set di norme comportamentali a cui il
team decide di conformarsi. Possono essere formali o informali. Se il team deliberatamente non le crea, si sviluppano da sole…. al che possono sorgere dei problemi. Differenze geografiche, etniche, e culturali hanno un impattosull’efficacia di come gli individui ed il team operano. La consapevolezza di queste differenze è vitale se la comunicazione deve essere chiara, onesta, e diretta in modo appropriato.
Un TOA può essere dettagliato e profondo a seconda di come il team decide al riguardo.
Più è dettagliato, minori sono le possibilità di difetti nella comunicazione, conflitto, e opportunità perse. Idealmente, il TOA dovrebbe essere creato all’inizio di un progetto o quando un nuovo team si forma.
Un TOA può includere le seguenti categorie :
Meeting protocol – Protocolli per le riunioni
- I meeting iniziano e terminano in orario
- Si cerca di organizzare i meeting cercando di favorire le persone a
seconda delle diverse fusi orari. - Si prendono in considerazione
le festività delle diverse culture - Rispettiamo e ascoltiamo cosa le altre persone hanno da dire
- Un preavviso di una settimana viene dato al team se un membro non e’ in grado di partecipare
Comunicazione
- Controlliamo la posta elettronica due volte al giorno
- Chiamiamo l’ufficio una volta al giorno
- Gestiamo il conflitto direttamente con la persona coinvolta e
lavoriamo per risolverlo. - Identifichiamo e comunichiamo possibili conflitti chiaramente ed immediatamente.
- Diamo “feedback” in tempo appropriato, rispettando le particolarità culturali.
- Diamo valore alla riservatezza
Come
possono essere realizzati questi obiettivi?
Segui i seguenti passi per definire un TOA nel tuo team
virtuale.
BRAINSTORM - Che ogni membro del team elenchi cosa vorrebbe vedere come parte del TOA
ELENCA l’idea di ciascun membro su un “documento lavagna” (diffuso nel team ndr)
CHIARIFICA - assicurati che ogni membro del team comprende pienamente ogni affermazione; incoraggia le domande
DISCUTI - metti in discussione ogni affermazione, rimuovila, o accettala. Assicurati di avere il consenso del gruppo intero prima di andare avanti.
INVIA per e-mail una copia del TOA al gruppo
ADOTTA il TOA ufficiale.
Mostralo in una stanza di incontro virtuale e rendilo noto a tutti.
E’ cruciale osservare che il TOA non e’ un documento statico, può eprobabilmente deve, essere modificato durante il corso di un progetto.
I Team virtuali sono la via del futuro… ma presentano molte delle caratteristiche di unità di business di successo di ieri e oggi.
Claire Sookman “Virtual TeamBuilders”
csookman@virtualteambuilders.com”
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